Klanten aan het woord

Coaching secretariaatsmedewerkers

De secretariaatsmedewerkers en bij uitbreiding administratief ondersteunende medewerkers van de FOD Economie ondervonden de voorbije jaren heel wat veranderingen in hun taken en opdrachten (digitalisering, herstructurering, toenemende personeelsuitstroom, …). Er bleek nood aan meer harmonisatie en efficiëntieverbetering van hun werk om een optimale dienstverlening te garanderen.
Via een coachingstraject boden we secretariaatsmedewerkers ondersteuning op vlak van werkorganisatie, nieuwe taken, samenwerking en persoonlijk welbevinden. Verschillende secretariaatsteams werden met elkaar in contact werden gebracht en werden hiervoor bijgestaan door de firma Covista.
Onder begeleiding van Geert Brandt werden ze via interactieve werksessies betrokken (bottom-up aanpak), verenigd en gecoacht. Totaal werden voor 118 secretariaatsmedewerkers 23 werksessies gerealiseerd.
Zo werden hun gemeenschappelijke werkprocessen en werkmethoden aangepakt en geharmoniseerd, met als concrete output uitgewerkte verbetervoorstellen onder de vorm van instructies, handleidingen en een geïntegreerde toolkit.
Op een deskundige manier – waarbij hij steeds de focus behield - slaagde Geert Brandt erin om knopen te ontwarren en om tot gemeenschappelijke verbeteringen te komen. Door zijn maatwerk en gedrevenheid nam hij de secretariaatsmedewerkers mee op sleeptouw wat door hen gewaardeerd werd en bijdroeg tot een nieuwe oplossingsgerichte dynamiek bij deze doelgroep in de FOD Economie.

Regis Massant (Stafdirecteur Personeel en Organisatie), Lieselot De Brauwer (projectleider)

Lean Academy: uitwerken LEAN-projecten bij de Federale overheid

In 2015 werkten we samen met 120 federale ambtenaren 40 projecten uit.

Hieronder een overzicht van een aantal reacties van deelnemers:

"Lean permet d'ouvrir les yeux. A real eye opener."
"Geleerd om onze processen gevoelig efficiënter te maken en dat blijkt nog te werken ook!"
"Découverte du lean comme culture d'entreprise à implémenter."
"Alleen al aan collega's de vraag stellen 'waarom' ze een bepaalde handeling stellen, bracht vaak al de pijnpunten op vlak van verspilling naar boven."
“Goedkope oplossingen kunnen ook efficiënt zijn.”
"De essentie van het traject: de eenvoud ligt voor de hand."
"Durven nadenken over relevantie van elke processtap."
“Het proces dat we onderzocht hebben, leek aanvankelijk in orde, maar bij analyse waren er toch veel verbeteringen mogelijk.”
"De doorlooptijd van ons proces kon met meer dan de helft dalen, zonder een euro te investeren."
"Lean est bonne philosophie mais c'est aussi un projet collectif qui doit être porté par l'ensemble des acteurs pour atteindre les objectifs souhaités."
"Le concept est transposable dans d'autres domaines."
"Een zeer leerzaam traject waarin, naast kennis en competenties, vooral denkwijzen worden overgebracht.”
"Avoir une approche la plus large possible et ne pas se limiter aux solutions 'pré-annoncées'."

Deelnemers van de Lean-Academy editie 2015

Invoeren procesgerichte organisatie

De samenwerking met Covista op het vlak van kwaliteit en procesbeschrijvingen was van kapitaal belang om te komen tot een efficiëntere werking binnen de organisatie en het behalen van het ISO 9001-certificaat.
Samen hebben we een leerrijke, boeiende EN succesvolle weg afgelegd waarbij de bedrijfsprocessen onder de loep werden genomen. Geert Brandt bracht mij – in momenten van bedrijfsblindheid – nieuwe en andere inzichten, en problemen werden omgevormd naar nieuwe uitdagingen. Dit in combinatie met een pragmatische aanpak, resulteert in een procesmatige organisatie die elke dag opnieuw wil verbeteren.

Elke Hendrickx, Chief HR-Officer

Invoeren Business Process Management bij het Openbaar Ministerie

Op zoek naar een efficiëntere en kwaliteitsvolle werking van het Openbaar Ministerie, reflecteert het College van Procureurs-generaal, de Raad van Procureurs des Konings en de Raad van de Arbeidsauditeurs sedert jaren over methodes om deze doelstelling te bereiken.
Geert Brandt verzorgde op vraag van het Instituut Gerechtelijke Opleiding een opleiding en coaching in Business Processs Management (BPM) aan leidinggevenden van het Openbaar Ministerie.
Wij maakten kennis met een zeer gedreven en enthousiaste lesgever die zich op zeer korte tijd wegwijs gemaakt had in de werking van het Openbaar Ministerie.
Dit zelfde enthousiasme en know-how vinden we terug in het boek 'Procesoptimalisatie in de publieke sector' dat een perfect werkinstrument is bij het analyseren en verbeteren van onze werkprocessen.

Anita Harrewyn, Voorzitter van het College van Procureurs-generaal en Procureur-generaal Gent en Patrick Vandenbruwaene, Procureur-generaal Antwerpen

Coaching AGIV (Agentschap voor Geografische Informatieverwerking)

De initiële opdracht was tweeledig: het ondersteunen van onze organisatie bij het wegwerken van aanbevelingen uit audits op korte termijn en het screenen van onze interne werking op de leemtes in onze organisatiebeheersing. Ann slaagde in deze opdracht door met haar gestructureerde aanpak de hoofdzaken van de details te onderscheiden. Ze stelde steeds praktische en pragmatische oplossingen voor waardoor op een zeer efficiënte manier gewerkt kon worden. De organisatie kon op korte termijn een sterke stijging van afgewerkte aanbevelingen voorleggen en werd positief beoordeeld op haar maturiteit via een maturiteitsaudit.

Gezien haar analytische sterkte vroegen we haar verder ook specifieke opdrachten uit te voeren zoals het optimaliseren van processen. Het aankoopproces werd klantvriendelijker, een aantal HR-processen werden efficiënter ingericht en het risico op kennisconcentratie werd verlaagd.

Andere opdrachten waren het begeleiden bij het vertalen van organisatiedoelstellingen naar dienst- en individuele doelstellingen, het uitvoeren van een werklastanalyse, het opzetten van een uniek documentensysteem, een actieplan rond het thema diversiteit uitwerken en ondersteunen bij de implementatie van de SCRUM-methodologie.

Ann kan je beschrijven als een nuchter en realistisch persoon die zich in de materie vastbijt en oplossingen zoekt voor de echte pijnpunten. Ze is in staat om te rapporteren en te communiceren op managementniveau, maar kan de beoogde doelstellingen ook duidelijk maken aan de mensen op de werkvloer en hen succesvol begeleiden bij de realisatie ervan.
Ze is flexibel en loyaal, de afgelopen 2,5 jaar werd dan ook een heel aangename samenwerking.

Joris Sanders, waarnemend Administrateur-Generaal en Siri Craen, diensthoofd

Uitvoeren van een operationele audit op basis van de LEAN methodologie

Opleiding en coaching van de interne auditoren van de federale overheid in het plannen en uitvoeren van een operationele audit door gebruik te maken van de principes en de methodologie van LEAN (5 dagen).
Leggen van de relatie tussen LEAN en de 3 E's (Effectiviteit, Economie en Efficiëntie)
Leggen van de relatie tussen doelstellingen, processen en middelen
Ervaringsuitwisseling op basis van concrete processen

Getuigenis van een deelnemer:

"Ik heb van de sessies voornamelijk de praktische insteek naar de aspecten LEAN als verrijkend ervaren. De wisselwerking met andere deelnemers vond ik ook zeer interessant."

Interne auditoren van de federale overheid

Lean bij WZC Sint-Carolus, Kortrijk

Covista, meer bepaald Geert Brandt begeleidde ons doorheen een niet zo evident traject. Binnen onze VZW wordt in de grootkeuken dagelijks eten bereid voor een 250-tal personen. Er stonden 3 teams in voor gans het proces rond de voeding: namelijk van bestelling tot bereiding, over verdeling tot afwas. We kampten met een aantal knelpunten: weinig samenwerking, onlogische planning van verschillende taken, een te hoge voedingskost,… De nood aan een reorganisatie drong zich op met volgende doelstellingen: efficiëntie verhogen, job tevredenheid van medewerkers verhogen, inzetbaarheid van medewerkers verruimen en kostenbeheersing.

Geert kwam observeren en zag veel, mede door zijn laagdrempelige opstelling. Hij is in staat om de mensen op hun gemak te stellen, in gesprek te gaan met hen en zo steeds dieper te graven en de pijnpunten bloot te leggen. Zelfs de arbeiders, die niet houden van dergelijke soort acties voelden zich op hun gemak bij hem, door zijn ontwapenende manier van vraagstelling, de ‘Martin Heylen’ van de bedrijven.
Geert benoemde zowel de menselijke punten als de organisatorische aspecten.

Hij ziet verbeterpunten, benoemt ze en faciliteert, coördineert de gesprekken erover, zonder zijn mening op te dringen. Na amper 3 maanden staan we klaar voor een volledige reorganisatie, dank zij zijn opvolging krijgt het project niet de kans om op de lange baan geschoven te worden.

Resultaat van deze oefening: medewerkers gaan meer samenwerken, er zal veel meer gewerkt worden volgens principe van ‘lean’, en er zal een kostenbesparing uit volgen… met dank aan Geert Brandt en Covista!

Lynn Cools, Directeur Woonzorgcentrum Sint-Carolus, Kortrijk

Uitbouw organisatiebeheersingssysteem (OBS) bij stad en OCMW

De aanleiding van onze vraag naar ondersteuning voor procesmatig werken, zijn divers van aard. Vooreerst zijn we bezig met de uitbouw van een organisatiebeheersingssysteem (OBS). Verder werken we aan de uitwerking van een partnership tussen de stad en het OCMW. Tot slot zijn we op zoek naar mogelijkheden om onze interne werking efficiënter en klantgerichter te organiseren.
We kozen ervoor om de focus te leggen op het verwerven van competenties voor de medewerkers van de stad en van het OCMW in het procesmatig werken.
Op basis van een marktbevraging werd gekozen voor Covista.
Tijdens de coachingsdagen werden een aantal goed gekozen processen gedetailleerd ontrafeld, geanalyseerd en geoptimaliseerd. We werden hierbij deskundig gecoacht door Geert Brandt. De aangereikte theoretische kaders bleken een voor een bijzonder nuttig en werden met de nodige ‘animo’ aan de deelnemers gebracht. Tijdens het praktijkgerichte deel van de dag stelde Geert zich zeer beschikbaar op: de groepen werden beurtelings opgevolgd en ondersteund waar nodig, maar ook uitgedaagd. Door middel van een doorgedreven vraagstelling werd de uitwerking van de processen naar een hoger niveau getild. Daarnaast bracht Geert ons nuttige tips bij over hoe de bekomen informatie te verwerken tot een aantrekkelijke presentatie voor de directie en het beleid van de stad en het OCMW.
Het was een primeur in de samenwerking tussen de stad en het OCMW dat er zoveel medewerkers rond concrete thema’s en processen konden samenwerken.
De reacties van de deelnemers waren erg positief. De diverse verbetervoorstellen die naar voren kwamen, werden intussen gevalideerd door een gezamenlijk MAT stad-OCMW en ter kennisgeving aan het bestuur voorgelegd. De diensten zijn ondertussen gestart met de implementatie van de verschillende verbetervoorstellen.
De toekomst zal het uitwijzen maar we menen dat dit een aanzet kan zijn tot een ware cultuurverandering over hoe we omgaan met onze eigen werking en processen.

Mevr. Liesbeth Van Rompaey, Stadssecretaris

Opstellen strategisch plan voor Westlandia

Westlandia is een bedrijf actief in de sociale economie en stelt meer dan 700 personen tewerk in heel verschillende sectoren gaande van industriële toelevering in metaal, montage en verpakking tot diensten zoals groenzorg, schoonmaak en werken bij de klant ter plaatse. Als bedrijf voelden we de noodzaak om een strategisch plan te ontwikkelen als leidraad voor de komende 10 jaar. Covista, bij monde van Geert Brandt, heeft ons bijgestaan in de coaching van dit proces. Geert heeft met zijn professionele aanpak in een 10-tal workshops met onze medewerkers alle elementen die nodig zijn om een strategie uit te werken bij mekaar gebracht. Hij gebruikt verschillende strategiemodellen die onze business steeds vanuit een andere invalshoek belichten. Samen met ons Dagelijks Bestuur en Raad van Bestuur zijn dan de nodige keuzes en prioriteiten gemaakt om ons bedrijf de komende 10 jaar strategisch te kunnen aansturen. De coaching van Geert is een onmisbare aanpak geweest om het bedrijf vanuit alle invalshoeken te bekijken en aldus onze toekomstige opportuniteiten naar boven te brengen. Het belangrijke daarbij is dat Geert ons ondersteuning geboden heeft als coach maar zich niet mengt met het inhoudelijke. Dit maakt dat de strategie een keuze is van ons bedrijf. Anderzijds heeft deze oefening er eveneens toe geleid dat onze medewerkers hun neuzen in dezelfde richting staan voor de toekomst. Geert beschikt over de nodige integriteit en kennis om een dergelijke oefening in een degelijk plan om te zetten. De verwachtingen van deze strategie oefening waren hoog en zijn meer dan volledig ingevuld. Zonder zijn begeleiding hadden we nooit dit resultaat bekomen. Een strategisch plan met een concreet actieplan, goedgekeurd door onze Raad van Bestuur en gecommuniceerd aan de leidinggevenden.

Dhr. Ignace De Ro, algemeen directeur

Coaching projectmanagement en procesoptimalisatie bij Koning Willem I College, Den Bosch

Het Koning Willem I College stuurt met de inzet van Business Proces Management nadrukkelijk aan op het verhogen van de kwaliteit, de effectiviteit en de efficiency van de bedrijfsvoering. Covista is in staat om de deskundigheidsbevordering die dat vereist te koppelen aan concrete casuïstiek in de organisatie. De coaching van de medewerkers door Geert en Ann is te typeren als stimulerend en resultaatgericht. Het College krijgt concrete adviezen waarmee de bedrijfsvoering geoptimaliseerd kan worden. (Tussen)resultaten worden periodiek gerapporteerd aan de stuurgroep. Voor Projectmanagement hanteert Covista eenzelfde duale aanpak. Vertrekkend vanuit daadwerkelijke projecten worden (aankomende) projectmanagers gecoacht in het kort en bondig verantwoording afleggen aan de stuurgroep teneinde tijdig vooraf gestelde doelen te kunnen realiseren.

Joost van der Staak, Directeur Governance & Control