Klanten aan het woord

Trajet d'accompagnement BPM au SPF Justice

Geert Brandt et Tanguy Petre ont accompagné un trajet d'optimalisation de 10 processus au sein du SPF Justice entre octobre 2013 et mai 2014. Ce trajet a été coordonné et suivi par mon service.
Lors de sessions de coaching et de formation, Geert Brandt et Tanguy Petre ont d'une part communiqué aux participants leurs connaissances en matière de BPM, de Lean et d'optimalisation de processus, et d'autre part accompagné très concrètement et de manière individuelle les 10 projets d'optimalisation de processus pour arriver en mai 2014 à ce que ces projets aboutissent à des propositions d'améliorations à présenter aux différents sponsors et basées sur des analyses et éléments de mesure objectivables.
La mise en pratique de la théorie est donc immédiate et les résultats des analyses sont visibles.
Une excellente maîtrise des matières enseignées, Geert Brandt et Tanguy Petre ont su donner des conseils très concrets et pratiques, tenant compte des spécificités de chacun des groupes de projet présents.
De par l'approche très structurée, concrète et individualisée des deux formateurs, les participants ont intégré la manière d'analyser leurs processus et la force des mesures et de la visualisation pour améliorer des problèmes pourtant ancrés depuis des années.
Cette faculté à s'adapter et à tenir compte du contexte global de leurs« clients» (en terme d'organisation spécifique, de contexte managérial, de spécificité des matières, de la maturité, des données disponibles, etc ... ) constitue une force indéniable de Covista.
Ils ont également encouragé les échanges entre les participants et ont de ce fait contribué à jeter des ponts très utiles entre des services qui ne se connaissaient pas et qui ont trouvé une grande plus-value à ces échanges.
Je ne peux donc que donner des références extrêmement positives de Covista, tant pour leurs connaissances que pour leur approche de formation.

Marjorie Peeters, Wim De La Marche et Hadewich Raes, Direction stratégique, Services du Président

Beter, sneller en goedkoper: Het Game

Action learning rond verbeteren en innoveren van uw processen. Via een concrete case ervaren de deelnemers zelf wat het stappenplan is voor een procesoptimalisatie en passen ze de methodieken en concepten onmiddellijk toe.

Enkele reacties van de deelnemers aan het game:
" game aspect zorgt voor een zeer goede focus"
" op een snel tempo werk je vanuit een praktijkvoorbeeld, plaats je het in de context en krijg je tevens de theoretische toelichting"
" zeer interactieve vorm van leren"
" goede manier waarop de leerpunten opgebouwd worden"
" de 2 lesgevers spreken vanuit hun praktische ervaring"
" ervaring van de deelnemers wordt gebruikt"

deelnemers aan het game georganiseerd door het Postuniverstair Centrum KULAK

LEAN bij de federale overheid

Training en coaching van 100 ambtenaren van de federale overheid.

Hierbij een aantal reacties van deelnemers, na het eerste gedeelte: training in de filosofie en technieken van LEAN:
"Interactie met de andere deelnemers"
"Une bonne approche de la façon Lean. Un exercice qui permet de voir les bêtises qui peuvent ralentir un processus."
"Goede uitleg van de verschillende methodieken"
"Une formation théorique sur un sujet aussi vaste en 3 jours était une gageure, réussie! Je sais à présent de quoi il s'agit et j'ai de nombreux outils disponibles."
"De duidelijke cursus in combinatie met een goede lesgever."
"De grondbeginselen van Lean zeer goed uitgewerkt"
"La clarté des exposés"
"De praktische oefeningen gedurende de lessenreeks; de interactie met de deelnemers van verschillende entiteiten en hun ervaringen"
"Goede opleidster; het lean game was zeer nuttig en fijn"
"Clarté, dynamique de groupe, rencontres avec les autres personnes et partage d'expérience"
"Het lean game scherpt de reflexen aan om met behulp van de aangereikte middelen aan de slag te gaan."

Lean coördinatoren federale overheid

Procesmanagement bij Koning Willem I College, NL

Business Proces Management (BPM) is volgens mij het belangrijkste aanknopingspunt om de bedrijfsprocessen in een grote schoolorganisatie op orde te krijgen. Een gedegen coaching van management en middenmanagement is daartoe een vereiste. Dat vraagt naast diepgaande kennis van BPM, ook het zich kunnen inleven in de praktijk van het onderwijs. Zowel Ann en Geert van Covista beheersen beide als geen ander, hetgeen een grote meerwaarde voor onze schoolorganisatie betekent.

drs. Coen Free, algemeen directeur Koning Willem I College, 's-Hertogenbosch

Procesmanagement bij Lokale Politie Aalst

Als lokale politie Aalst willen wij voortdurend evolueren van een activiteitsgericht korps naar een bedrijfsmatige, procesgestuurde onderneming. De permanente inspanningen om het kwaliteitsniveau van de interne en externe dienstverlening te verhogen vereist een voortdurende aanpassing van de competenties en processen.
De 7 basisfunctionaliteiten, die bij wet bepaald zijn, spelen hierin een belangrijke rol. Om ze beter op elkaar af te stemmen en te stroomlijnen besliste het strategieteam om Business Proces Management (BPM) in te voeren.
De kwaliteitscel nam Covista ‘onder de arm’ om een vijfdaagse in-company opleiding te verzorgen voor de proceseigenaars en andere medewerkers die strategische sleutelposities bekleden.
Deze opleiding volstond om aan de deelnemers de basisprincipes van procesmanagement aan te leren en deze om te zetten in de praktijk. In multifunctionele werkgroepen analyseerden ze een specifiek proces binnen de lokale politie en stelden ze concrete verbetervoorstellen voor aan de korpschef. Het samenspel van theoretische kennisoverdracht en praktische toetsing in multifunctionele werkgroepen maakten de deelnemers bewust van de noodzaak en de voordelen van procesmanagement.

Denis Bergmans, Hoofdcommissaris en Yanic Vandevenne, Kwaliteitscoördinator Lokale Politie Aalst

Sint-Franciskusziekenhuis, Heusden-Zolder

Begin 2012 nam het Sint-Franciskusziekenhuis te Heusden-Zolder de beslissing om over te gaan tot een diepgaande strategische denkoefening. Een hele reeks omgevingsfactoren waren grondig veranderd in de afgelopen jaren (fusie, defusie, nieuwe vormen van netwerking, uitbouw van het medisch portfolio,…). Het was dan ook noodzakelijk om de positionering van het ziekenhuis in de bredere zorgomgeving te herdefiniëren.

Om deze noodzakelijke maar moeilijke oefening tot een goed einde te brengen, werd beslist om beroep te doen op een externe partner. De keuze viel hierbij op Covista. Dhr. Geert Brandt nam de begeleiding van de strategische denkoefening door het managementteam op zich. Op een goed voorbereide manier werden de directieleden begeleid doorheen een grondige SWOT-analyse en een evaluatie van het medisch en niet-medisch portfolio. De bekomen resultaten waren dermate helder dat de communicatie naar Raad van Bestuur, artsen en leidinggevenden probleemloos door het management zelf kon gebeuren.
Na deze grondige analyse werd dan stap voor stap de Balanced Scorecard opgebouwd. Dhr. Geert Brandt coachte ons zodanig dat op relatief korte tijd een hanteerbare en herkenbare set van kritische succesfactoren kon gedefinieerd worden waarvoor dan verder de relevante indicatoren werden aangeduid.

Op een periode van enkele maanden is het management er op die manier in geslaagd om de zorgstrategie een nieuwe impuls te geven. Met het voorliggend resultaat zal de koers van de organisatie kunnen uitgezet worden en heeft het management de nodige stuurelementen om het ziekenhuis naar een succesvolle toekomst te leiden.

Dr. Marc Geboers, Algemeen Directeur

Organisatieprocessen beheren bij RIZIV-INAMI

Vraag van de moderniseringscel van RIZIV om een aantal Nederlandstalige en Franstalige medewerkers op te leiden in Business Process Management en om de deelnemers te coachen in de uitwerking van een concreet verbeterproject.

Hieronder een aantal commentaren van deelnemers:
“Ik wou in deze opleiding vooral leren om processen grafisch weer te geven, maar ik leerde dat Business Process Management veel meer is dan modelleren van processen. Het gaat over kritisch analyseren van processen, processen vereenvoudigen, knelpunten identificeren en oplossen.”

“Business Process Management (BPM) was voor mij onbekend terrein, dus ik wist niet wat ik kon verwachten van de opleiding. Maar dankzij deze opleiding heb ik een duidelijk overzicht gekregen van de instrumenten die ik kan gebruiken om een nieuw proces uit te werken of een bestaand proces te optimaliseren.”

“Op een zeer praktijkgerichte manier werden ons technieken en modellen aangeleerd die we onmiddellijk konden toepassen op onze projecten en processen.”

Mevr. Olivia Machiels en Mevr. An Taelemans, Moderniseringscel – Cellule modernisation, RIZIV

Optimalisatie van het proces administratieve inning, RSZ

Het doel van het project bestond erin om verbeterinitiatieven in functie van een pro-actievere, duidelijkere, snellere en gesegmenteerde administratieve navordering in kaart te brengen.
- Beschrijving van de as-is van het proces
- Analyse van de ontvangsten
- Analyse van de procesregels
- Impactanalyse van de verbetervoorstellen op niveau van ontvangsten en interne werking

Uitgevoerd door Ann Peirs en Geert Brandt, Covista
sept 2011 - april 2012

Opdrachtgever: Carine Volters, Adviseur-generaal RSZ

Operationele doorlichting Belgisch Instituut voor de Verkeersveiligheid (BIVV)

In 2012 wilden we de werking van de dienst 'herstelonderzoeken' van het BIVV laten onderwerpen aan een grondige operationele doorlichting. Bedoeling was om de mogelijkheden tot efficiëntieverhoging te onderzoeken samen met een verhoging van de klantgerichtheid en met respect voor de geldende wetgeving. Het was eveneens onze wens om een kwaliteitshandboek te laten opstellen en aanbevelingen te krijgen voor een eventuele certificatie.
We hebben deze opdracht toevertrouwd aan Geert Brandt van Covista. Op basis van diverse gesprekken met onze medewerkers en steunend op onze data heeft hij diverse modellen en indicatoren ontwikkeld voor het bewaken van de efficiëntie en de kwaliteit van onze werking. Tevens heeft hij een aantal concrete maatregelen voorgesteld die we nu aan het implementeren zijn. Tot slot heeft Geert de interne werking gedocumenteerd in een kwaliteitshandboek ten behoeve van onze medewerkers.
De samenwerking met Covista verliep zeer goed door de professionele aanpak van de consultant. Als opdrachtgever werden de directe communicatie, de goede planning en eventuele bijsturing van de opdracht en de haalbaarheid van de aanbevelingen geapprecieerd.

Mevr. Karin Genoe, Gedelegeerd bestuurder BIVV

Gecertificeerde opleiding Business Process Management, OFO

5-daagse opleiding Business Process Management aan 100-tal medewerkers van de Federale Overheid.
Uitgevoerd door Ann Peirs en Geert Brandt

Hierbij een aantal reacties, 3 maanden na afronden van de opleiding.

“Ik vind in deze cursus heel véél interessant materiaal terug dat de komende jaren zeker van pas zal komen. Ik wil je hierbij ook nog eens bedanken voor de leuke manier waarop je de cursus hebt gegeven. Ik heb veel bijgeleerd en me nog geamuseerd ook.”
Deelnemer FOD Sociale zekerheid

"Met mijn 'lessen' over hoe, wat en waarom week ik al veel enthousiasme los bij mijn collega’s om de dingen aan te pakken. Het voelt goed aan."
Deelnemer Fod Economie

“BPM laat mij nog niet los, het is wel niet altijd makkelijk om processen te modelleren, maar door de cursus begint het aardig te lukken.
Ik pas volgend citaat toe: “If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what you are doing. - W. Edward Deming”
Deelnemer Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen

"Op dit moment probeer ik vooral een aantal aangereikte concepten, zoals lean, toe te passen in de praktijk. Daarnaast ben ik toch vooral onze volledige werking meer vanuit een klantperspectief gaan bekijken (end-to-end). Zeker nuttig dus."
Deelnemer Fedasil

“Ik vond de cursus zeer interessant en vond dat u het op een aangename en boeiende manier hebt gegeven. Soms betrap ik er mij op dat ik zaken uit de cursus soms zelfs onbewust toepas.”
Deelnemer Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening

"Het in de praktijk brengen lukt aardig! Ik heb nu een kader om de anderen mee te krijgen. Ik wil de BPMN-schema’s als instrument actief inzetten om de communicatie tussen de verschillende teams te bevorderen. Zo kan iedereen het perspectief van zijn eigen hokje overstijgen."
Deelnemer Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten

"Ik heb de materie al verschillende keren toegepast op enkele processen in mijn organisatie."
Deelnemer Fod Volksgezondheid

"De aangereikte concepten zeer toepasbaar, waarvoor dank."
Deelnemer Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

“De praktijk wordt volop toegepast.”
Deelnemer FOD Financiën

Medewerkers Federale Overheid